Un reporte funcional debe ser entendible por los expertos a los que va dirigido, debido a que es fundamental a la hora de implementar un plan estratégico comercial y de crecimiento en las empresas.
Es importante plantear los objetivos y saber a quiénes va dirigido el reporte solicitado, ya que se busca tener un enfoque. Foto de AlphaTradeZone / Pexels.com
POR LAYDY MARTÍNEZ / PRINCIPAL ENGINEER DE REPORTES EN HTECH
Las empresas generan un conjunto de datos que son almacenados en bases de información en las que están estructurados técnicamente, pero no tienen una presentación y un objetivo comercial. Sin embargo, son una fuente de riqueza que puede ser explotada mediante reportes, métricas y análisis.
Para llegar a tener un reporte que ayude a la toma de decisiones de la organización se tiene que hacer un análisis donde podamos aplicar una estructura específica de acuerdo con las necesidades que requieran el CEO, el CTO y las áreas Comercial, de Administración y de Finanzas.
Como primer paso, es importante plantear los objetivos y saber a quiénes va dirigido el reporte solicitado, ya que se busca tener un enfoque.
También es preciso llevar a cabo la selección de la fuente de información de acuerdo con el producto y revisar las bases de información de donde se va a obtener todo el conjunto de datos que se necesitan.
Además, hay que tener presente si, eventualmente, se requiere mostrar el reporte, para entonces tenerlo publicado con fácil acceso para el personal que lo utilizará.
A la par de lo anterior, es preciso llevar a cabo una minuciosa investigación de los datos que se van a representar. De igual modo, requerimos una verificación de los formatos que se tienen que aplicar, para que puedan ser interpretados de manera correcta y así nuestro reporte sea funcional.
Por ejemplo, dentro de los sistemas de información, que son las aplicaciones que guardan los datos, se tienen conceptos de numeradores que deben tener un nombre comercial porque, al colocarlos de forma directa, la interpretación de los datos se complica, lo que hace que puedan ser confusos e incluso no aportar contenido.
Los reportes son utilizados para que las empresas puedan tomar algunos riesgos en cuanto a prácticas de cumplimiento del negocio. También sirven para realizar mejoras continuas para levantar las ventas, cumplir determinados objetivos y disminuir fallos específicos de mejora en los aplicativos de e-commerce, los cuales pueden ocurrir en la distribución, la venta, la compra, el marketing y el suministro de información de productos o servicios a través de Internet.
Por todo lo anterior, es fundamental que los reportes tengan integridad de datos, que se refiere a la correctitud y completitud de la información en una base de datos. Ésta es una de las cosas más importantes que debemos cuidar, así que tenemos que realizar pruebas de cuadre de información (manuales y automatizadas) para detectar algún posible fallo en la captura de datos en su origen. En esta actividad debemos tener en cuenta que, aunque vamos a representar la información con un lenguaje de acuerdo con el público al que va enfocado, no podemos alterar los datos.
Tener un crecimiento exponencial en ventas y en el conjunto de información es el objetivo que toda empresa busca. Cuando ocurre lo anterior, también viene un incremento en las ganancias y en el número de empleados, así como la expansión de la propia compañía.
Lo descrito anteriormente ha provocado que nos enfrentemos al reto más fuerte dentro del área técnica de la empresa, que es el crecimiento de los datos. Siempre hay que tener presente que los reportes tienen que ser ligeros, para que puedan visualizarse en cuestión de segundos, por lo que es preciso mejorarlos día a día.
Para resolver esta problemática se han buscado diferentes soluciones tecnológicas para mover datos de una fuente no adecuada a otra que nos facilite la información, mediante nuevas bases de datos potentes, entrenadas y diseñadas para la obtención del conjunto de información.
Una de las prácticas que ha salido a relucir en estos tiempos es el uso de técnicas para la implementación de un lago de datos (data lake), que es un repositorio centralizado que permite almacenar todos los datos estructurados y no estructurados a cualquier escala. Estas estructuras tienen la gran ventaja de que permiten obtener información de forma aislada, sin que un reporte comprometa alguna operación en los sistemas productivos.
Estos grandes retos se llevan en conjunto con varios equipos, con la finalidad de implementar lo siguiente: diferentes técnicas de programación; análisis y estudio de tecnologías; servicios en la nube, como AWS; y herramientas de Business Intelligence (BI), que en los negocios sirven para conocer las tendencias y obtener información de los datos para tomar decisiones empresariales tácticas y estratégicas, entre otros.
En conclusión, la implementación de un reporte funcional debe cumplir con el objetivo de ser entendible por los expertos a los que va dirigido, ya que es un instrumento vital para ejecutar un plan estratégico comercial y de crecimiento en la empresa.